Como Padronizar Planilhas para Evitar Erros, Reduzir Perdas Financeiras e Aumentar a Eficiência
- Marco Antônio de Andrade
- 9 de mar.
- 8 min de leitura
Se você quer padronizar suas planilhas, automatizar tarefas repetitivas e implementar regras de validação para evitar alterações indevidas, este artigo é para você! Saiba como garantir a precisão dos dados e aumentar sua produtividade no Excel.
Imagine a seguinte situação: você recebe o arquivo de um colega para continuar um trabalho urgente, mas, ao abri-lo, percebe que os dados estão espalhados de forma desorganizada. Os formatos não seguem um padrão, as fórmulas estão quebradas e não há clareza sobre o que cada planilha representa. O resultado? Horas perdidas tentando entender e corrigir os erros, aumento do risco de falhas e possível perda de informações importantes. Eu já passei por isso e a sensação que dá é de medo de preencher qualquer dado, pois um simples erro pode comprometer todo o trabalho (além do emprego).
A falta de padronização não só dificulta a colaboração, mas também pode levar a decisões erradas baseadas em informações incorretas. Planilhas mal organizadas podem custar caro para empresas e profissionais. Elas levam a erros de cálculo, decisões equivocadas e retrabalho. É aqui que entra a padronização: um conjunto de boas práticas que garante a consistência, confiabilidade e eficiência no uso de planilhas.
Se a falta de padronização de planilhas afeta você ou a sua empresa,
entre em contato e saiba como posso lhe ajudar.
Por Que Padronizar Planilhas?
Padronizar planilhas não é apenas uma questão de organização estética, mas de segurança e produtividade. Aqui estão alguns dos principais benefícios:
Redução de erros: Formatos consistentes evitam confusão e problemas de fórmulas quebradas.
Facilidade de leitura e interpretação: Uma estrutura clara ajuda diferentes usuários a entenderem os dados rapidamente.
Automatização eficiente: Planilhas bem estruturadas facilitam a criação de macros e integração com outras ferramentas.
Melhor rastreabilidade e auditoria: Seguir padrões torna mais fácil rastrear alterações e validar informações.
Aumento da produtividade: Menos tempo perdido corrigindo erros significa mais tempo dedicado à análise e tomada de decisão.
Como Garantir a Qualidade das Planilhas?
Ao longo da minha experiência, desenvolvi diversas planilhas para uso de outros usuários. Antecipar todas as possíveis "más práticas" que podem ser aplicadas dentro da planilha é um grande desafio. Mas com o tempo fui mapeando, estuando e desenvolvendo um conjunto de boas práticas para evitar os principais erros.
A melhor forma de evitar erros é aplicar boas práticas desde a criação da planilha. Entre as que utilizo, aqui estão dez tratamentos e validações essenciais que você pode implementar para garantir a qualidade dos dados:
1) Organize as diferenças etapas do processo em planilhas separadas.
Já reparou que, resumidamente, a maioria dos sistemas pode ser dividida em três partes essenciais?
1️⃣ Cadastro: Inclui informações básicas, como clientes, fornecedores, vendedores e produtos/serviços.
2️⃣ Movimentações: Conecta os cadastros às operações do dia a dia, como pedidos de venda, orçamentos e notas fiscais.
3️⃣ Relatórios: Fornecem análises e insights com base nos cadastros e movimentações.
Essa estrutura garante organização, integração e eficiência na gestão dos dados e pode ser aplicada no seu arquivo:
Planilha 1: crie uma planilha apenas para os dados cadastrais e parâmetros. Ela centralizará em apenas um local as alterações que o usuário pode realizar no arquivo. Disponha os parâmetros em uma ordem horizontal ou vertical (não misture os dois). Dessa forma, o usuário terá uma sequência, um caminho pré-determinado de quais parâmetros ele terá que preencher.
Horizontal:
Vertical:
Evite parâmetros dispersos:
Planilha 2: em outra planilha, faça a conexão entre os dados e os parâmetros informados pelo usuário. Aqui podemos ter, por exemplo, uma tabela consolidando os resultados obtidos através de fórmulas, VBA e Power Query.
Planilha 3: em uma terceira planilha crie os gráficos, indicadores e insights obtidos.
Dessa forma, o arquivo conterá as planilhas de parâmetros, consolidações e gráficos. A nomenclatura das planilhas pode variar, mas o conceito se mantém:
2) Revise a organização do arquivo
A organização do arquivo é um aspecto tão relevante que merece um tópico específico para ela.
Dependendo do objetivo do trabalho, o formato do arquivo pode variar em relação a parâmetros, consolidações e apresentação de gráficos. Por exemplo, pode ser necessário um maior número de planilhas para separar melhor as informações ou incluir uma planilha com uma função específica, como estruturar dados que serão populados no sistema.
O problema geralmente ocorre quando há a mistura inadequada desses elementos. Imagine inserir gráficos na planilha de parâmetros ou distribuir parâmetros em mais de uma planilha. A desorganização pode confundir o usuário e dificultar a navegação pelo arquivo. Mesmo que os cálculos, validações e demais itens estejam tecnicamente corretos, a usabilidade é essencial para garantir que o arquivo seja intuitivo e eficiente.
Se necessário, crie uma planilha adicional para incluir informações complementares, como instruções de preenchimento, objetivo do arquivo e sua periodicidade de uso. Essa prática melhora a compreensão e minimiza erros.
Em casos mais complexos, pode ser útil criar uma planilha exclusiva para checagens. Suponha que estamos desenvolvendo uma automação para importar um relatório de vendas extraído do sistema. Podemos validar se a soma das linhas de venda corresponde ao totalizador do relatório. Essa simples verificação assegura tanto a correta importação dos dados quanto a integridade do totalizador. Por mais óbvio que pareça que o totalizador seja o somatório dos registros, já observei relatórios com erros nesse cálculo, evidenciados por essa checagem.
Por fim, nomeie cada planilha de forma clara e objetiva, garantindo que o nome reflita com precisão seu conteúdo e função no arquivo.
Se compararmos esse processo à construção de uma casa, é como se estivéssemos elaborando a planta: definimos a estrutura de sustentação, organizamos os espaços e estabelecemos as conexões entre os ambientes para garantir um fluxo lógico e funcional. Agora, avançamos para a etapa dos alicerces, ou melhor, da estrutura que receberá os dados do arquivo.
3) Formate células adequadamente
Utilize formatos corretos para cada tipo de dado: números devem estar no formato numérico, datas no formato de data e textos como texto. Isso evita problemas como valores que não podem ser somados ou datas interpretadas incorretamente.
Ao utilizar o Power Query, é importante ter atenção à tipagem automática dos dados. Em alguns casos, datas podem ser convertidas para formatos de localidades diferentes, o que pode comprometer a consistência cronológica. Além disso, o Power Query pode basear a tipagem utilizando apenas uma amostra dos dados, o que pode gerar classificações incorretas.
Veja o exemplo onde criei uma tabela com duas colunas - sendo a primeira preenchida com zeros até a linha 202, onde incluí o valor decimal '0,1', e a segunda com o valor decimal '1,1' em todos os registros. O Power Query identificou corretamente a segunda coluna como do tipo decimal. No entanto, a primeira coluna foi classificada como número inteiro, pois ele utilizou apenas as primeiras linhas para realizar essa tipagem.
4) Utilize validação de dados
Configure regras para restringir valores inseridos. Por exemplo, impeça a entrada de textos em colunas numéricas ou limite datas a um intervalo específico.
Ao evitarmos a imputação de dados incorretos na origem, prevenimos a propagação da inconsistência ao longo do processo.
Nesse exemplo, o usuário tentou inserir uma data em um formato diferente de 'dia/mês/ano'. Como havia uma validação de dados, a entrada incorreta foi impedida, e o usuário recebeu um alerta informando qual é o formato correto que ele deve inserir.
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5) Utilize formatação condicional
A formatação condicional é uma ferramenta poderosa no controle de registros duplicados, facilitando a identificação de inconsistências nos dados. Observe as duas tabelas abaixo: ambas contêm os mesmos dados, mas na segunda tabela, a formatação condicional foi aplicada. Como resultado, os registros duplicados foram destacados com uma cor de fundo diferente, tornando evidente que o código de produto "1" está se repetindo.
Essa funcionalidade é especialmente útil para prevenir erros em bases de dados, garantindo maior controle e confiabilidade das informações. Assim que o usuário insere um código repetido, a formatação condicional entra em ação automaticamente, sinalizando a duplicidade e permitindo que ajustes sejam feitos antes que isso cause divergências futuras.
6) Evite embutir parâmetros dentro das fórmulas
No exemplo abaixo, temos a venda de R$ 100,00 e a comissão de R$ 10,00 na célula “E3”. Observe que a fórmula consiste no valor da venda multiplicado pela taxa de 10% de comissão.
Ao construir a fórmula dessa maneira, a manutenção torna-se mais trabalhosa. Imagine o cenário onde a taxa da comissão não é mais 10% e você precisa alterar ela em vários arquivos, sendo que o cálculo foi aplicado dessa forma várias vezes em várias células. Você teria que percorrer todo o arquivo para identificar as ocorrências ou utilizar algum código VBA para auxiliar nessa tarefa.
Agora, observe como se torna mais fácil a manutenção quando o percentual da comissão não está embutido na fórmula. No exemplo abaixo, a fórmula consiste em multiplicar o valor da venda pelo percentual de comissão que está na célula “E2”, ou seja, o percentual de comissão não está mais embutido na fórmula. Se todas as fórmulas que envolvem o percentual de comissão fizerem referência à célula “E2” e precisarmos fazer a manutenção nesse percentual, basta alterar a célula “E2” que todo o arquivo estará atualizado com o novo percentual.
7) Bloqueio de células
Os arquivos geralmente contêm uma parte editável para entrada de dados e outra com elementos fixos, como fórmulas predefinidas.
Para evitar alterações indevidas, esses elementos fixos devem ser protegidos. No exemplo abaixo, o cálculo da comissão está bloqueado, impedindo edições e exibindo um aviso ao usuário ao tentar modificá-lo.
Para facilitar a identificação pelo usuário, podemos utilizar uma cor de fundo diferente. Nesse exemplo, utilizamos o verde para as células que não podem ser editadas:
8) Utilize lista suspensa
Um dos erros mais comuns em planilhas é a digitação incorreta. E isso não acontece apenas com iniciantes—mesmo usuários experientes podem cometer erros devido a prazos apertados, urgências ou excesso de confiança no próprio conhecimento do processo.
A lista suspensa é uma ferramenta poderosa dentro da validação de dados para garantir a padronização, além de prevenir erros de digitação. No exemplo abaixo, onde é necessário inserir a UF (Unidade Federativa), a lista suspensa limita as opções disponíveis, permitindo apenas que sejam digitados valores previamente definidos. Isso não só facilita o processo, mas também aumenta a precisão e consistência das informações registradas.
O usuário é alertado caso tente digitar algum valor fora do pré-determinado:
9) Trate os dados no Power Query
O Power Query é uma ferramenta incrível para tratamento de dados. Dentre as várias funcionalidades que utilizo, vou demonstrar quatro que ajudam na padronização dos dados. Apesar de serem técnicas relativamente simples, a utilização delas faz parte do meu check list de desenvolvimento. A constância na utilização delas faz a diferença na qualidade do trabalho. Para exemplificar, utilizarei a tabela abaixo:
9.a) Remover espaços
Na linha de número 1, podemos observar que há um espaço no final do texto, conforme destacado em vermelho.
Com a opção “cortar”, espaços no início e no final do texto são removidos.
9.b) Na linha 2 temos o texto quebrado em duas linhas:
Utilizando a opção “limpar”, a quebra de linha é removida:
9.c) Nas linhas 3 e 4 temos registros duplicados:
Com a aplicação da opção “remover duplicadas”, os dados duplicados são removidos.
9.d) Agora temos um valor nulo na linha 4.
Para esse exemplo, vamos aplicar a opção de “remover vazio”. Assim, finalizamos os tratamentos necessários para a tabela.
10) Observe o usuário utilizando o arquivo
Analisar como o usuário interage com o arquivo é uma etapa crucial para entender os pontos de melhoria e otimização do processo. Observar como ele navega entre as planilhas, como se desloca pelas linhas e quais funcionalidades ele utiliza pode revelar oportunidades de automação e simplificação. Além disso, identificar áreas onde o usuário ainda realiza checagens manuais é fundamental, pois esses pontos podem ser candidatos ideais para a implementação de validações automáticas ou processos que garantam a precisão dos dados sem a necessidade de intervenção constante.
Essa análise também envolve mapear os fluxos de trabalho, entender as rotinas e tarefas repetitivas, e avaliar a usabilidade do arquivo. Ao fazer isso, é possível identificar melhorias que não só tornem o processo mais eficiente, mas também reduzam erros, aumentem a produtividade e proporcionem uma experiência mais intuitiva para o usuário.
Dica bônus: utilize comentários, descrições nas células e elementos que tanto facilitem a utilização pelo usuário quanto a manutenção do arquivo por outro colaborador. Documentar os códigos e fórmulas é fundamental para uma boa governança.
Comece Agora a Padronizar Suas Planilhas!
Agora que você entende a importância da padronização e conhece as principais validações para evitar erros, é hora de colocar isso em prática! Avalie suas planilhas atuais, implemente essas melhorias e veja como a qualidade dos seus dados irá melhorar.
Uma planilha bem estruturada é um diferencial para qualquer profissional. Se você trabalha com Excel ou outras ferramentas de análise, comece a aplicar essas boas práticas hoje mesmo!
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